چون مدیران تصور می کنند که اگر کارکنان سازمان در قالب گروه های کاری با یکدیگر کار کنند، وظایف سازمانی بهتر انجام می گیرد و هماهنگ می شوند. از این رو مباردت به تشکیل گروه های فرماندهی می کنند. از طرف دیگر ممکن است افراد به دلایل گوناگون دیگری اقدام به تشکیل گروه متغیر رسمی نموده یا به عضویت گروه های غیررسمی موجود درآیند که یکی از مهمترین آنها میل به تعلق و وابستگی به گروه جهت ارضا نیاز می باشد. منابع تأمین نیازها را می توان به دو دسته تقسیم کرد: منابعی که در داخل گروه هستند(منابع داخلی)، منابعی که در خارج از گروه هستند(منابع خارجی).

* منابع داخلی ارضا نیاز فرد: ۱) جذابیت روابط بین افراد (مکان، جذابیت ظاهری، توانایی ادراک شده، شباهت های موجود بین طرز تلقی ها و باورها و جنس و نژاد و جنسیت) ؛ ۲) فعالیت های گروهی ؛ ۳) هدف های گروهی ؛ ۴) تعلق اجتماعی.

* منابع خارجی ارضا نیاز فرد: ۱) جذابیت اشخاص ؛ ۲) هدف های خارج از گروه. (مورهد،گریفین،۱۳۷۴)

۲-۲-۱۲ مراحل تشکیل گروه

۱) پذیرش متقابل: اعضای گروه در اولین مرحله تشکیل و شکل گیری از طریق مبادله اطلاعات مربوط به خود با یکدیگر آشنا می شوند. آنها اغلب از طریق بحث درباره موضوعاتی که ارتباط چندانی هم به گروه ندارد افکار و عقاید یکدیگر را می سنجند. ممکن است در این مرحله بعضی از ابعاد وظایف گروه، از جمله اهداف رسمی آن نیز مورد بحث و گفتگو قرار گیرند. به هر حال از آنجاییکه اعضای گروه با یکدیگر بیگانه هستند و نمی دانند چگونه نظرهای یکدیگر را ارزیابی کنند، احتمالاًً انجام چنین بحث هایی چندان سازنده نخواهد بود.

کسب آگاهی ؛ شریک شدن در اطلاعات ؛ بحث درباره موضوعات مرتبط با وظیفه ؛ آزمودن یکدیگر ؛ حالت دفاع به خود گرفتن و ایراد گرفتن.

۲) ارتباطات و تصمیم گیری: وقتی اعضا گروه شروع به پذیرش یکدیگر می کنند، گروه احساسات و عقاید اعضا را آشکارتر مورد بحث قرار می دهد. در طی این مرحله ممکن است اعضای گروه در برابر دیدگاه های مخالف، تحمل و بردباری از خود نشان دهند و برای دستیابی به یک راه حل و یا تصمیم مناسب با عقاید مختلفی آشنا شوند. اعضای گروه هدف های گروه را مورد بحث قرار داده، در نهایت بر سر آنها به توافق می رسند، سپس به هر یک از اعضا نقش یا وظیفه ای جهت تحقق هدف سازمان واگذار  می شود.

بیان طرز تلقی ؛ استقرار هنجارها ؛ استقرار هدف ها ؛ بحث آشکار درباره وظایف.

۳) انگیزش و بهره وری: در این مرحله توجه اعضا از دیدگاه ها و ملاحظه های شخصی به طرف فعالیت هایی که گروه از آنها نفع می برد، جلب خواهد شد. اعضا با یکدیگر تشریک مساعی کرده به دیگران کمک می کنند تا به هدف های خود دست یابند. اعضا دارای انگیزه بالایی بوده، ممکن است وظایف خود را با خلاقیت انجام دهند. در این مرحله وظیفه گروه در حال انجام است و خود گروه نیز به سوی مرحله نهایی حرکت می کند.

همکاری ؛ انجام فعالانه وظایف ؛ ابداع کردن و مبتکر بودن.

۴) کنترل و سازمان: گروه در این مرحله به طور مؤثر در جهت تحقق اهدافش تلاش می کند. وظایف بر اساس توافق دو جانبه و متناسب با توانایی واگذار می شود. در یک گروه بالغ، فعالیت های اعضا با طیب خاطر و با قابلیت انعطاف انجام می گیرند و نیازی به انجام کارها در قالب ساختارهای خشک سازمانی نمی باشد. یک گروه بالغ می تواند فعالیت ها و نتایج بالقوه حاصل از این فعالیت ها را ارزیابی کرده، در صورت لزوم دست به انجام اقدامات تصحیحی بزند.

وابسته کردن وظایف به یکدیگر ؛ واگذاری وظایف بر اساس توانایی ها ؛ انجام وظایف با طیب خاطر ؛ داشتن قابلیت انعطاف. (مورهد،گریفین،۱۳۷۴)

۲-۲-۱۳ عوامل مؤثر بر عملکرد گروه

در یک گروه با عملکرد بالا، معمولاً تونایی کل گروه که در آن عملکرد گروه بیشتر از کمک فردی هر یک از اعضا می باشد، مشاهده می شود. این افزایش عملکرد گروه را می توان ناشی از عوامل متعددی دانست: ترکیب ؛ اندازه ؛ هنجارها ، انسجام. (مورهد،گریفین،۱۳۷۴)

ترکیب: ترکیب گروه اغلب به تجانس و یا عدم تجانس گروه تعبیر می شود. گروهی را متجانس می نامند که اعضای آن در یک یا چند مورد از زمینه های مرتبط با کار گروه مانند سن، تجربه کاری، تحصیلات، تخصص فنی یا سوابق فرهنگی با یکدیگر شباهت داشته باشند. معمولاً یک گروه متجانس هنگامی بهره وری بالایی خواهد داشت که وظیفه گروه ساده باشد، نیاز به تشریک مساعی بوده، وظایف گروه متوالی باشد و یا اقدام سریع ضرورت داشته باشد. ( و بالعکس)

اندازه: بر طبق تعریفی که شاو ارائه داده است، گروه می تواند تعداد دو نفر و یا آن تعداد عضو داشته باشد که اعضا بتوانند با یکدیگر مراوده داشته و بر هم اثر بگذارند. اگر گروه دارای اعضا بیشتری باشد منابع بیشتری در اختیار دارد و ممکن است به تنایی قادر به انجام تعداد زیادی وظایف نسبتاً مستقل باشد. البته اگر تعداد اعضا گروه از حد معینی فراتر رود، ممکن است پیچیدگی مراودات و ارتباطات، دستیابی بهتوافق گروهی را مشکل تر کند.

گروه کوچک (مراودات مکرر/ جریان آزاد اطلاعات/ دستیابی ساده تر به توافق) ؛ گره بزرگ (مراودات منحصر به بخشی از اعضا گروه/ ارتباطات رسمی/ استفاده از دستور جلسه در ملاقات ها/ تاحدودی محدودیت در مشارکت/ تمایل به تقسیم شدن به گروه های فرعی).

هنجارها: یک هنجار معیاری است که متناسب بودن رفتار با آن سنجیده می شود. بنابراین هنجار عبارت از رفتار مورد انتظار با الگوی رفتاری در موقعیت خاص می باشد. هنجارهای گروهی معمولاً در مرحله دوم تشکیل گروه (ارتباطات و تصمیم گیری) ایجاد می شوند و به مرحله بلوغ انتقال می یابند. هنجارها با ایجاد مبنایی جهت پیش بینی رفتار دیگران، اشخاص را قادر به تنظیم رفتارهایی متقابل می سازند. فعالیت های داخلی یک گروه بدون وجود هنجارها تبدیل به هرج و مرج خواهند شد. هنجارها نتیجه ترکیب ویژگی های شخصی اعضا، موقعیت، وظیفه و سنت های تاریخی گروه می باشند. ممکن است نتیجه عدم تبعیت از هنجارهای گروهی، سرزنش و دشنام، تنبیه بدنی، محرومیت و یا طرد از گروه باشد. به هر حال هنجارهای گروهی فقط در مورد اقداماتی که برای اعضا اهمیت دارند تقویت می شوند.

هنجارها تأمین کننده چهار منظور می باشند: ۱) هنجارها به بقای گروه کمک می کنند ؛ ۲) هنجارها رفتار مورد انتظار از اعضا گروه را ساده تر و قابل پیش بینی تر می کنند ؛ ۳) هنجارها به گروه کمک می کنند تا از موقیعیت های پیچیده و مغشوش پرهیز کنند ؛ ۴) هنجارها ارزش های واقعی گروه را بیان کرده و گروه را به دیگران معرفی می کنند.

هنجارها به طور معمول بیش از آنکه تنظیم کننده افکار و احساسات اعضا باشند، تنظیم کننده رفتار آنها می باشند. بنابراین ممکن است اعضا به منظور حفظ عضویت خود در گروه، رفتاری را بر خلاف نظر خود انجام دهند. هنجارها بر چگونگی تعیین اهداف، تعریف رفتار مناسب برای اعضا و محدود کردن رفتار آنها اثر می گذارند. (مورهد،گریفین،۱۳۷۴)

انسجام: انسجام گروهی برآیند تمام نیروهایی است که بر اعضا اثر می گذارند و باعث باقی ماندن آنها در گروه می شوند. نیروهایی که باعث ایجاد انسجام می شوند عبارتند از: جذابیت گروه، مقاومت در برابر ترک گروه و انگیزش حفظ عضویت گروه. انسجام گروه به ابعادی متعددی از پویایی گروه مانند بلوغ، تجانس و اندازه گروه مرتبط می باشد. «موفقیت، موفقیت می آورد»(مورهد،گریفین،۱۳۷۴)

عواملی که باعث افزایش انسجام می شوند (ترکیب متجانس/ توسعه متقابل/ اندازه نسبتاً بزرگ/ مراودات مکرر/ اهداف روشن/ موفقیت). پیامدهای انسجام زیاد (تحقق هدف/ رضایت شخصی اعضا/ افزایش کیفیت و کمیت مراودات/ تفکر گروهی) و بالعکس. (مورهد،گریفین،۱۳۷۴)

۲-۲-۱۴ تعارض در سازمان ها

در زندگی سازمانی تعارض با قدرت و سیاست در ارتباط می باشد. تعرض ممکن است بین افراد در پایین گروه ها به وجود آید و اغلب وقت ها با رفتار سیاسی آغاز می شود. تعرض به خصوص زمانی به وجود می آید که اعضای گروه تصور کنند کوشش هایشان برای دستیابی به هدف های مورد نظر به وسیله گروهی دیگر خنثی می شود. (مورهد،گریفین،۱۳۷۴)