یکپارچه سازی سیستم ERP

یکی از پیچیدگی های پیاده سازی ERP، موضوع یکپارچه سازی ماژولهای آن می باشد. تکنولوژی میان افزاری[۱] (نرم افزاری که بین دو یا بیش از دو نوع نرم افزار قرار می گیرد و اطلاعات را در بین آنها ترجمه میکند) برای یکپارچه سازی نرم افزارهای مختلف ERP مورد استفاده قرار می گیرند. اما این تکنولوژی برای همه سیستم های ERP موجود نمی باشند. علاوه بر این اغلب فروشنده گان میان افزار تمایل به تمرکز بر جنبه های فنی آن دارند و از ابعاد فرآیندهای کسب وکار غافل می مانند. در بسیاری از اوقات، سازمانها خود اقدام به توسعه رابط هایی برای برنامه های کاربردی تجاری می نمایند. تحقیقات نشان می دهد که سازمانها بیش از ۵۰٪ بودجه IT خود را به یکپارچه سازی برنامه های کاربردی اختصاص می دهند.

۲-۱۲- ۲- ۱۰ آزمایش سیستم

هریک از کارکردهای سیستم  ERP هم به تنهایی و هم در ارتباط با بقیه کارکردها مورد تست قرار می گیرد. بعد از پیاده سازی کل سیستم،آزمایش و تست کامل آن ضروری و مهم می باشد و بدون آن گذر به مرحله دیگر باعث ایجاد مشکلات اساسی می گردد. تست و معتبر سازی سیستم ERP، به منظور حصول از اطمینان کار سیستم از لحاظ فنی و عملی بودن پیکربندی های کسب و کاری می باشد.

زمانیکه فرآیندهای کسب و کار اجرا می گردند، یک تست مهم از چگونگی تطابق فرآیندهای ارائه شده به وسیله سیستم با فرآیندهای مورد نظر سازمان انجام می گیرد.

۲-۱۲-۲- ۱۱  تغییرات فرهنگی و ساختاری

بودرئو و همکارش[۲](۱۹۹۹)، انتظار می رود حدود ۵۰٪ پروژه های سیستم های  ERP، به علت تخمین پایین تلاشهای مورد نیاز برای مدیریت گسترده حوزه تغییرات توسط مدیران با شکست مواجه شوند. سیستم های ERP طوری طراحی می شوند که پشتیبانی کننده ساختارهای سازمانی متعددی باشند. در نتیجه سفارشی سازی و پیکربندی یک سیستم ERP مستلزم ایجاد یک ساختار منطقی می باشد که موجب تغییر فراوان در ساختار سازمانی گردیده و راه و روش انجام کارها و تعامل افراد را تحت تاثیر قرار می دهد. بنابراین، حرکت سازمان از طریق انتقال برنامه ریزی شده دقیق بر اساس استراتژی مناسب و متدولوژی مشخص پیاده سازی، مهم می باشد.

۲-۱۲-۲-۱۲  مدیریت و ارزیابی عملکرد

اندازه گیری و ارزیابی عملکرد پروژه ERP یک عامل بسیار بحرانی برای اطمینان از موفقیت پیاده سازی سیستم است. مدیریت عملکرد یک مفهوم یکپارچه کلی می باشد که شامل تمام سازمان و جنبه های محسوس و غیر محسوس بوده و در برگیرنده جنبه های هم افزایی[۳] از طریق یکپارچه سازی می باشد.

در پیاده سازی سیستم های ERP، علاوه بر عملکرد فنی مانند قابلیت اعتماد سیستم، سایر جنبه­ها همانند قابلیت انعطاف پذیری، سرعت، خطوط زمانی، هزینه ها و غیره نیز مورد بررسی قرار می گیرند. ارزش افزوده نیز به صورت منافع مشهود و غیر مشهود و جنبه های استراتژیکی و عملیاتی سازمان پدیدار می گردد. علاوه بر اینها، مدیریت رقابتی را می توان از طریق ارزش افزوده ارائه شده بوسیله سیستم های ERP برای کسب و کار ارزیابی کرد.

بسیاری از محققان  گریدی (۱۹۹۱)، کاپلان و نورتون (۱۹۹۲)[۴] روش کارت امتیاز متوازن (BSC)[5] را که در برگیرنده پنج بعد به نامهای برنامه ریزی استراتژیک، مالی، مشتری ،کسب و کار داخلی و یادگیری و خلاقیت می باشد، پیشنهاد می کنند.

  ۲-۱۲-۳  مدل Somers and  Nelson

این مدل تاثیرات عوامل کلیدی موفقیت را در طی مراحل پیاده سازیERP  در۶۸ سازمان که ERP را تکمیل کرده یا در حال تکمیل پیاده سازی هستند، بررسی می کند (سومرز و نلسون[۶] ،۲۰۰۱).

این تحقیق نه تنها مشخص کننده عوامل کلیدی موفقیت می باشد، بلکه آنها را در پروژه های زمانی بر حسب اهمیت نیز مشخص می سازد. این اطلاعات می تواند برای تخصیص زمان و منابع کافی مورد استفاده قرار گیرند.

شش مرحله برای فرایند پیاده سازی سیستم های ERP شناسایی کرده اند. این شش مرحله شامل پروژه، بکارگیری ERP، پذیرش، عادی سازی و تثبیت می باشد.

جدول (۲-۵) نشانگر عوامل بحرانی موفقیت شناسایی شده بوسیله محققان موفق می باشد این عوامل بر اساس اهمیت شان لیست شده اند (کوپر و زماد[۷]، ۱۹۹۰)

جدول۲-۵: عوامل بحرانی موفقیت سیستم ERP

۲-۱۲-۳-۱ پشتیبانی مدیریت عالی سازمان

پشتیبانی مدیریت عالی سازمان در سراسر پروژه لازم و ضروری می باشد. نقشهای مدیریت عالی در پیاده سازیهای IT، شامل درک و فهم قابلیت ها و محدودیت های IT، برقراری اهداف منطقی برای سیستم های  IT، تعهد قوی نسبت به پروژه IT و ابلاغ استراتژی IT به تمام سازمان می باشد. مطالعات نشان می دهد که، شکستها در پروژه ها زمانی اتفاق می افتد که مدیریت عالی سازمان نظارت بر پیشرفت پروژه و همچنین تصمیم گیریهای بحرانی را به متخصصان فنی واگذار می کند (اوسی-منسا و پرزانسیسکی[۸]، ۱۹۹۱).

۲-۱۲-۳-۲  قهرمان پروژه

موفقیت پروژه های تکنولوژیکی معمولاً با قهرمان پروژه مرتبط می­باشد که دارای اختیار قانونی کردن تغییرات، تسهیل پروژه، بازاریابی و معرفی پروژه در تمام سازمان می­باشد. قهرمان پروژه دارای دانش کافی درباره تکنولوژی جدید و کسب و کار سازمان می باشد. مدیریت عالی سازمان، با انتصاب یک مدیر اجرایی (که دانش وسیع درباره فرآیندهای عملیاتی سازمان دارد) به عنوان قهرمان پروژه، می تواند بر پیاده سازی سیستم  ERP نظارت کند.

۲-۱۲-۳-۳  آموزش و تعلیم کاربر

نقش آموزش و تعلیم کاربر در تسهیل پیاده سازی نرم افزار در ادبیات سیستم های اطلاعاتی مدیریت  MIS))[9] ثابت شده است (نلسون و چنی[۱۰]، ۱۹۸۷).

فقدان آموزش کافی در عدم درک کامل تغییرات ایجاد شده در فرآیندهای کسب و کاری توسط سیستم های ERP، باعث بروز مشکلاتی در پیاده سازی این سیستم ها می گردد. کاربران سیستم ERP نیاز به آموزش درباره چگونگی عملکرد سیستم و ارتباط آن با فرآیندهای کسب و کاری سازمان دارند. همچنین بسیاری از سازمانها از مشاوران در طی فرایند پیاده سازی استفاده می کنند. بنابراین موضوع انتقال دانش از مشاوران به افراد داخلی سازمان مهم می باشد. سازمانها باید ارائه گر فرصتهایی برای ارتقاء مهارتهای افراد داخل سازمان بوسیله آموزش آنها در جهت برآورده ساختن نیازهای در حال تغییر و کسب باشند.

۲-۱۲-۳-۴  مدیریت انتظارات

شکست سیستم اطلاعاتی به معنای عدم توانایی این سیستم در برآورده ساختن انتظارات خاص گروه ذی نفعان می باشد. مدیریت موفق انتظارات کاربران، ارتباط مستقیمی با پیاده سازی موفق سیستم ها دارد. انتظارات سازمان ممکن است از توانایی های سیستم فراتر باشد. اگر اطلاع رسانی کاملی از سوی فروشنده ERP صورت نگیرد، ممکن است این سیستم دربرآورده ساختن انتظارات سازمان شکست بخورد. مدیریت انتظارات در تمام مراحل سیکل عمر پیاده سازی مورد بررسی قرار می گیرد.

۲-۱۲-۳-۵  شراکت فروشنده- مشتری

شراکت فروشنده-مشتری برای موفقیت پروژه های ERP حیاتی می باشد. تحقیقات نشان می دهد که تطابق بهتر بین فروشنده نرم افزار و سازمان به کارگیرنده آن تاثیر مثبتی در پیاده سازی موفق دارد. سازمانها سعی
می­ کنند قابلیت سازگاری بیشتری با فروشنده شان داشته باشند.

رابطه بین خریدار و فروشنده نرم افزار به دلیل تقویت رقابت پذیری و کارایی سازمان توسط سیستم ERP، یک رابطه استراتژیک می باشد (جانسون و سوبرامانیام[۱۱]، ۱۹۹۶)

۲-۱۲-۳-۶  استفاده از ابزارهای توسعه فروشنده نرم افزار

بررسی های نشان می دهد که برنامه ها و تکنولوژی های پیاده سازی سریع فروشندگان نرم افزاری می توانند به کاهش هزینه و زمان توسعه سیستم های ERP کمک کنند. هدف دیگر ابزارهای پیاده سازی و انتقال دانش، درک و فهم فرآیندهای کسب و کاری سازمان و شناسایی بهترین روش های اجرایی صنعت می باشد. شتاب دهندهای[۱۲] ارائه شده بوسیله فروشنده ها شامل ابزارهای مدلسازی فرآیندهای کسب و کاری جهت مرتبط ساختن مدلهای کسب و کاری با نرم افزار، الگوهای روش های اجرائی کسب و کار خاص هر صنعت، هماهنگ سازی سخت افزار با نرم افزار ERP می باشند (جیل[۱۳]، ۱۹۹۹)

[۱]-  Middle Ware

[۲] - Pawlowski and Boudreau

[۳]-  Synergy

[۴] - Grady and Kaplan ,Norton

[۵]  Balance Scorecard

[۶] - Somers and  Nelson

[۷] - Cooper and Zmud

[۸] - Ewusi-Mensah and Przanyski

[۹]-  Management Information System

[۱۰] - Nelson and Cheney

[۱۱] -Janson and Subramanian