عنصرارزیابی عملکرد کارکنان

هدف نهایی ارزیابی عملکرد کارکنان، مبادله اطلاعات بین ارزیاب و کارکنان جهت جلوگیری از عملکرد نامطلوب و اصلاح آن و تشویق عملکرد مطلوب کارکنان است. انتظارات سازمان برای کارکنان روشن و به اطلاع آنان رسانده می­ شود و جایگاه فعلی در سازمان مشخص و اگر کارمند اقدامات قابل قبولی انجام داده مورد تشویق قرار می­گیرد و همچنین کم کاری­های کارمند با تأکید به اطلاع وی رسانده می­ شود (رشد، شنبه ۲۶ مرداد۱۳۹۲).

- فرایندی است که به وسیله آن کار کارکنان در فواصلی معین و به طور رسمی، مورد بررسی و سنجش قرار می­گیرد.

هدف: هدف اصلی از ارزیابی عملکرد این است که اطلاعات ضروری درباره نیروهای شاغل در سازمان جمع­آوری و در دسترس مدیران قرار گیرد تا آن­ها بتوانند تصمیمات به موقع و لازم را در جهت بالا بردن کمیت و کیفیت کار کارکنان اتخاذ نمایند. بنابراین، هدف نهایی از ارزیابی عملکرد، افزایش کارایی و اثر بخشی سازمان است نه توبیخ و تنبه کارکنان ضعیف (سعادت،۲۱۴:۱۳۹۰).

- ارزشیابی عملکرد عبارت از: روش رسمی تشخیص خصوصیات کارکنان بر اساس بازخور مثبت یا منفی از نتایج عملکرد افراد در چگونگی انجام وظایف (سید جوادین،۳۲۷:۱۳۸۳).

 

 

 

 

 

 

نمودار(۲-۳) فواید استفاده از ارزشیابی عملکرد کارکنان (۳۲۸)

اطلاعات دقیق و دارای اعتباراز ارزیابی عملکرد

به کار گماری و تعامل

حقوق و مزایا

نیازهای آموزشی

سازگاری با افزایش

خاتمه خدمت و اخراج

ارتباط وبازخور

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

- فرایندی است که به طور نظامدار به تشریح توانایی­ها و ضعف­های کارکنان با توجه به شغل آن­ها در فواصل معین می ­پردازد (زارعی متین،۱۵۲:۱۳۷۹).

- سیستمی که تجدید نظر دوره­ای و ارزیابی­عملکرد شغلی افراد را ارائه می­ کند (رنگری،۱۳۷۹: ۲۱۰).

اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان:

حضرت علی(ع) خطاب به مالک اشتر می­فرماید: نباید در نزد تو نیکوکار و بدکار دارای موقعیت یکسان و مساوی باشند باید اعمال افراد را بسنجی و ارج گذاری (نهج البلاغه، عهدنامه مالک اشتر،ص ۴۳۴).

 

۲-۲-۱-۲-۹٫ عنصر طراحی سیستم پاداش

- مزایا و خدمات شکلی از پاداش اضافی و تکمیلی است، زیرا نشان دهنده پرداخت­های (مالی و غیر مالی) بیشتر و بالاتر از حقوق و دستمزد می­باشد. امروزه، مزایا به اندازه­ای با پاداش عجین شده و قسمتی از آن شده که باید در همدیگر ادغام شوند. و این برنامه­ها در اهداف و سیاست­های اداره­ی امور کارکنان تأثیر مثبت به جا می­گذارد که باید همه مدیران توجه ویژه­ای به آن داشته باشند (سید جوادین،۴۰۹:۱۳۸۳).

- به جبران تلاش و زحمتی که کارمند در سازمان می­کشد، در ازای وقت و نیرویی که او در سازمان و بخاطر رسیدن به اهداف سازمان صرف می­ کند، و به تلافی خلاقیت، ابتکارات برای یافتن و به کارگیری رویه­ ها و روش­های کاری جدیدتر و بهتر، سازمان به فرد پاداش می­دهد. و سیستم پاداش باید کارا و اثربخش باشد (سعادت،۲۵۳:۱۳۹۰).

سیستم پاداش باید طوری طراحی شود که ارزش­های واقعی کارکنان را منعکس نماید. از جمله دیگر مواردی که همواره تجویز می­ شود این است که مدیران نباید اجازه دهند کارکنان سازمان را ترک کنند. زیرا هزینه­ های استخدام کارکنان جدید و تطبیق دادن آن­ها با سیستم بیشتر از حفظ کارکنان فعلی می­باشد. امروزه در بیشتر سازمان­ها فناوری اطلاعات، پستی برای رسیدگی به امور کارکنانی که از سازمان جدا می­ شود وجود دارد ولی برای حفظ آن­ها در سازمان هیچ پست سازمانی تعریف نشده است (سید جوادین،۱۸:۱۳۸۳).

۲-۲-۱-۲-۱۰٫ عنصر سیستم حقوق و دستمزد

- به جبران کاری که کارمند در سازمان انجام می­ دهند حقوق و دستمزد داده می­ شود. پرداخت باید جنبه انگیزشی داشته باشد و هنوز پرداخت نقدی از مهمترین انگیزه­هاست. منظور از دستمزد، پرداختی است که مبنای آن ساعت است و منظور از حقوق، پرداخت­هایی است که ماهانه به کارمند پرداخت می­ شود (سعادت،۲۷۲:۱۳۹۰).

-"جبران خدمات عبارت است از همه شکل­های پرداخت مالی و غیر مالی که در ازای خدمات محسوس کارکنان توسط آن­ها دریافت می­ شود"(سید جوادین،۲۰۲:۱۳۸۳).

-"اداره حقوق و دستمزد به دریافت­های مالی که به کارکنان داده می­ شود، اختصاص می­یابد"(زارعی متین،۱۷۷:۱۳۷۹).

 

۲-۲-۱-۲-۱۱٫عنصر طراحی سیستم محیط کار

-"ایجاد محیطی سالم و بی خطر برای کار و فعالیت"(سعادت،۳:۱۳۹۰).

- ایجاد شرایط کاری بهداشتی و ایمنی به همکاری مداوم کارکنان و کارفرمایان احتیاج دارد حوادث اغلب به وسیله افراد به وجود می­آید نه تجهیزات، تجهیزات بهداشتی فراهم شده توسط کار فرما مثل عینک مانع بروز حادثه نمی­ شود مگر اینکه افراد آن­ها را در موقع استفاده نمایند.

پس تدارکات محیط­های بهداشتی و ایمنی یک فرایند دو طرفه می­باشد. اول استانداردهای که توسط دولت تعیین شده باید شناخته شود و به کار گرفته شود و بازرسی بر اساس آن انجام شود. بعد کارمندان و مدیران باید در طراحی، استقرار و اداره­ی برنامه ­های بهداشتی و ایمنی به طور مستمر با هم کار کنند (سید جوادین،۳۹۳:۱۳۸۳).

- ایمنی و سلامتی، یک جنبه اساسی مدیریت منابع انسانی است. مسائلی که در این حیطه به وجود می­آید می ­تواند به طور جدی روی بهره­وری سازمان تأثیر منفی داشته باشد. اصولاً مدیران اجرایی در برابر ایمنی و سلامت کارکنان سازمان مسئولند، اما مدیران نیروی انسای به تأمین تخصص­های مورد نیاز می­پردازند و با تدوین خط­­ مشی­ها و برنامه ­های مناسب، باعث هماهنگی اقدامات مربوطه را فراهم می­ کنند و سایر مدیران را در اجرای برنامه­ها کمک می­ کنند (زارعی متین،۲۵۴:۱۳۷۹).

 

۲-۲-۱-۲-۱۲٫عنصر تجزیه وتحلیل و طراحی شغل:

- “شناسایی مشاغل و ساماندهی آن­ها در یک سیستم منسجم و منطقی، شرح خلاصه­ی وظایف و مسئولیت­های شغل، رابطه آن با مشاغل دیگر، دانش و مهارت­ های لازم برای انجام دادن آن، و شرایط کار است"(سعادت،۲۳:۱۳۹۰).

- با توجه به شغل، تجزیه و تحلیل شغل به دنبال مشخص کردن وظایف و مسئولیت­های مشاغل و ویژگی­های انسانی مورد نیاز برای انجام آن مشاغل در یک سازمان می­باشد؛ بنابراین تجزیه و تحلیل شغل، روش­ها و رویه­هایی است که از طریق آن، وظایف و مسئولیت­های شغل، شرایط کاری شغل و رابطه­اش با مشاغل دیگر سازمان و همچنین دانش و مهارت­ های که آن شغل باید داشته باشد روشن می­گردد (زارعی متین،۵۳:۱۳۷۹).

- فرایند جمع­آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل اطلاعات و مرتب کردن آن درباره شغل است و بعضی آن را کشف منظم فعالیت­های یک شغل تعریف می­ کنند که باعث تهیه شرح شغل، مشخصات شغل و ویژگی­های لازم جهت احراز شغل می­گردد.

نمودار(۲-۴) تجزیه و تحلیل شغل:

شرایط­احراز شغل

مشخصه­های شغلی

تحلیل و طبقه ­بندی طلاعات

جمع­آوری­اطلاعات

شرح شغل

 

 

(سیدجوادین،۱۰۷:۱۳۸۳).

۲-۲-۱-۲-۱۳٫عنصر حفظ و نگهداری کارکنان:

- نگهداری کارکنان، فرایند طراحی برنامه ­های بهداشت و ایمنی و ارائه خدمات رفاهی را تحلیل می­نماید یعنی اگر مدیران و کارفرمایان یک محیط بهداشتی و ایمنی را در سازمان خود فراهم نمایند باعث حفظ و نگهداری کارکنان در سازمان خود شده ­اند (همان،۳۹۱).

- نظام جبران خدمات مناسب می ­تواند به جذب، حفظ و نگهداری و پرورش نیروی انسانی گردد. می­توان گفت که حفظ و نگهداری کارکنان به سیستم پاداش مناسب ربط دارد، و سیستم پاداشی که بتواند نیازهای کارکنان را برآورد نماید در حفظ و نگهداریشان نیز مؤثر است (زارعی متین،۱۷۷:۱۳۷۹).

 

۲-۲-۱-۲-۱۴٫ عنصر انضباط:

- گروهی انضباط را قدرتی دانسته ­اند که به وسیله آن کارکنان را که قوانین و مقررات اداری سازمان را زیر پا می­گذارند تنبیه نمود در صورتی گروه دیگر انضباط را وجود جو شرایط خاصی در سازمان تعریف کرده ­اند که کارکنان را ملزم می­ کند رفتاری معقول و مناسب و براساس قوانین و مقررات سازمان در پیش گیرند. گروه اول انضباط را تنبیه کارکنان خاطی و گروه دوم انضباط را رفتار منظم و مرتب کارمندان در سازمان می­دانند. اگر مدیران در بدو ورود کارمند رفتاری که باید انجام دهند را تشریح کنند کارمند خود به دنبال انجام همان کار می­باشد پس باید مدیران را مسئول بی­انضباطی کارمندان بدانیم چون از اول به کارمندان توضیحات لازم را نداده­اند (سعادت،۳۰۷:۱۳۹۰-۳۰۶).

- انضباظ به معنی انتضام و اطاعت منطقی که مطابق با قوانین و مقررات می­باشد. در واقع انضباط به شرایط سازمانی که کارمندان رفتارشان را مطابق با قوانین و دستورات و استانداردهایی که در سازمان پذیرفته شده اشاره دارد (سید جوادین،۳۷۷:۱۳۸۳).

- انضباط ایجاد موقعیتی که نیروی انسانی یک سازمان خود را در واقع انضباط به شرایط سازمانی که کارمندان رفتارشان را مطابق با قوانین و دستورات و استانداردهایی که در سازمان پذیرفته شده اشاره دارد (سید جوادین،۳۷۷:۱۳۸۳).

- انضباط ایجاد موقعیتی که نیروی انسانی یک سازمان خود را با قوانین و مقررات و استانداردهای سازمانی هماهنگ نموده و برابر آن رفتار نمایند. نوعی آموزش است که هدف آن اصلاح رفتار و طرز برخورد نیروی انسانی بوده، به طریقی که تمایل آنان را به رعایت قوانین و مقررات و استانداردهای سازمان و مدیریت برانگیزاند (رنگریز،۴۸۷:۱۳۷۸).

۲-۲-۱-۳- بخش کانال­های انتقال:

ورود و به کارگیری فناوری ­اطلاعات در سازمان در حوزه ­های مختلف کارکرد­های خاص خود خواهد داشت و از جمله در حوزه منابع انسانی و عملکردهای آن می ­تواند نقش­های زیادی را در جهت انجام بهتر وظایف مدیریت منابع انسانی ایفا نماید.

برخی از نتایج کاربرد فناوری اطلاعات در عملکردهای مختلف مدیریت منابع انسانی عبارتند از:

دقت در انجام عملکرد، سرعت در انجام عملکرد، شفافیت در سیستم، جامعیت در طراحی سیستم، اطلاع رسانی گسترده و به موقع با بهره گرفتن از شبکه ­های اینترنت و اینترانت، ارزیابی دقیق و سریع، اعلام بازخور به موقع، انجام امور تکرار پذیر توسط سیستم­های سخت افزاری، کنترل و ارزیابی نامحسوس، برقراری عدالت، برقراری نظم بیشتر(پورکیانی، فرح بخش، ۱۳۹۱: ۸).

۲-۲-۱-۳-۱٫ دقت در انجام عملکرد

دقت یعنی خوب دیدن، خوب شنیدن، دقت یعنی توجه کردن برای خوب فهمیدن / مو را از ماست کشیدن (سلیمانی،۱:۱۳۸۸).

۲-۲-۱-۳-۲٫ سرعت در انجام عملکرد

انجام کار در زمان کمتر/ عدم اتلاف وقت (کاکاوند و یوسف زاده،۱:۱۳۸۵).

۲-۲-۱-۳-۳٫ شفافیت در سیستم

شفافیت اصطلاحی است که در شماری از حوزه ­های مطالعاتی زبانی برای ارجاع به تحلیلی بکار می­رود که حقایق را مستقیماً و به روشنی ارائه کند (افراشی،۱:۱۳۸۲).

به معنی روشن بودن، اطلاعات به روشنی و به میزان کافی ارائه و تأمین گردد (مدیران،۲۶آذر ۱۳۹۲).

۲-۲-۱-۳-۴٫ جامعیت در طراحی سیستم

یک سازمان، نیازمند تدوین استراتژی­ های مبتنی بر فناوری اطلاعات به طور دقیق می­باشد. در این راستا ارتباط تنگاتنگی بین مأموریت سازمان، فرآیندهای کاری، تصمیم ­گیری­ها، اطلاعات سازمان و تکنولوژی مورد استفاده در آن می­بایست وجود داشته باشد (سمواتی و دارابی،۴:۱۳۸۵).

۲-۲-۱-۳-۵٫ اطلاع رسانی گسترده و به موقع با بهره گرفتن از شبکه ­های اینترنت و اینترانت

اصولاً اطلاع رسانی نیازمند ارتباطات گسترده می­باشد این ارتباطات می ­تواند درون سازمانی یا برون سازمانی باشد (سمواتی و دارابی،۹:۱۳۸۸).

اینترنت یک درگاه بزرگ عمومی است که شامل شبکه ­ای جهانی از کامپیوترهای متصل به هم می­باشد که در مجموع می­توان آن را یک ابزار ارزشمند برای کمک نمودن به نیازها و خواسته­ های سازمان و مشتریان تلقی نمود (صنایعی،۱۳۹۰).

اینترانت یک شبکه کامپیوتری خصوصی است که از تکنولوژی­های اینترنت برای به اشتراک گذاری امن اطلاعات در بخش­های یک سازمان و یا اطلاعات سیستم­های عملیاتی در میان کارمندان آن سازمان استفاده می­ شود (صنایعی،۱۳۹۰).

اطلاع رسانی در سازمان به وسیله شبکه ­های محلی و گسترده صورت می­گیرد. شبکه ­های محلی در داخل یک ساختمان و در فواصل کم در حدود چند کیلومتر مورد استفاده قرار می­گیرد. این نوع شبکه ­ها برای اتصال کامپیوترهای شخصی به عبارت دیگر ایستگاه­های کاری در یک ساختمان به کار می­رود تا کابرها بتوانند از منابع موجود مانند چابگرها و… به طور اشتراکی استفاده نمایند. در یک شبکه گسترده کاربران هر یک از شبکه ­های محلی می­توانند به اطلاعات و منابع به اشتراک گذاشته شده توسط شبکه ­های دیگر دسترسی پیدا کنند. در شبکه گسترده سرعت انتقال داده نسبت به شبکه ­های محلی کمتر است (خلیق،۵۳:۱۳۸۴-۵۲).

۲-۲-۱-۳-۶٫ ارزیابی دقیق و سریع

افراد بر اساس اطلاعات دقیق تصمیم ­گیری می­ کنند و در واقع سیستم­های اطلاعاتی مدیریت مانند سیستم­های پشتیبان مدیریت و سیستم­های پشتیبان تصمیم ­گیری می­توانند اطلاعات به هنگام، مناسب و سریع را در اختیار قرار دهند، تا با حداقل اشتباهات تصمیم ­گیری کرد (زینلی­زاده،۷:۱۳۸۸).

۲-۲-۱-۳-۷٫ اعلام بازخور به موقع

فناوری اطلاعات سرعت دسترسی به اطلاعات را بالا می­برد و بازخور سریع اطلاعاتی را فراهم می­ کند. همچنین به فرد کمک می­ کند به کشف نقاط ضعف کاری و حرفه­ای خود بپردازد. فناوری اطلاعات باعث می­ شود تا اصلاح و تغییرات دانش به راحتی انجام پذیرد (زینلی­زاده،۷:۱۳۸۸).

با ضعیف بودن فناوری اطلاعات بازخور اطلاعاتی و حرفه­ای لازم به افراد داده نمی­ شود (میر فخرایی،۵:۱۳۸۰).

۲-۲-۱-۳-۸٫ انجام امور تکرار پذیر توسط سیستم­های سخت­افزاری

استفاده از علم رایانه و روباتیک در فرایندهایی که خروجی­های یکسان دارند و استفاده از نرم­افزار و برنامه ­های کامپیوتری برای انجام پردازش بر روی ورودی و ایجاد خروجی مد نظر (زینلی­زاده،۶:۱۳۸۸-۵).

۲-۲-۱-۳-۹٫ کنترل و ارزیابی نامحسوس

فناوری به دو طریق به مدیریت عملکرد در ایجاد رضایت از ارزیابی کمک می­ کند:

1. فناوری، ارزیابی عملکرد فردی را از طریق نظارت کامپیوتری آسان می­ کند. این کار نیازمند ورودی­های حداقلی از افراد در مورد عملکرد وظیفه ­ای آنهاست.
2. فناوری به ابزاری برای ساده­سازی فرایند نوشتن ارزیابی­ها یا خلق بازخورهای عملکردی تبدیل شده است. (برای مثال ارزیابی­های چندگانه­ای که سرپرستان یا اعضای تیم به صورت آنلاین و با بهره گرفتن از فناوری نظارت عملکرد کامپیوتری شده انجام می­ دهند)(کاردی و میلر،۱۴۵:۲۰۰۵-۱۳۸).

۲-۲-۱-۳-۱۰٫ برقراری عدالت

فناوری اطلاعات باعث برقراری عدالت از طریق تسهیم کار توسط سیستم­های نرم­افزاری و سخت­افزاری می­ شود؛ مثلاً

• سیستم ورودی و خروجی
• سیستم­های نرم افزاری محاسبه روز کاری، برآورد مرخصی استحلاجی و استحقاقی و…(پورکیانی و فرح بخش،۶:۱۳۹۱).

۲-۲-۱-۳-۱۱٫ برقراری نظم بیشتر

نوعی پیوند و همکاری بین اجزای یک مجموعه در راستای تحقق هدفی معین، به گونه­ای که هر جزعی از اجزاء مکمل دیگری بوده و فقدان هر جزء موجب می­ شود که مجموعه اثر مطلوب اثر مطلوب و هدف مورد نظر را فاقد باشد (سبحانی،۲:۱۳۹۱).